Správce daně má povinnost sepsat protokol o ústním jednání, tzn. vytvořit listinu, která věrně zachycuje obsah jednání, seznámit s ní účastníky a nechat je protokol podepsat. Nesplní-li správce daně tuto povinnost, pak úřední záznam pořízený správcem daně z ústního jednání nelze v daňovém řízení použít jako důkaz.
Podstatou sporu byla otázka, zda stěžovatelka platně podala odvolání proti zajišťovacím příkazům. Správce daně vydal zajišťovací příkazy a následně proběhlo se zástupcem stěžovatelky ústní jednání, na kterém zástupce předal správci daně písemné vyjádření stěžovatelky. Správce daně z tohoto ústního jednání vyhotovil protokol. S odstupem čtrnácti měsíců proběhlo se zástupcem a jednatelem stěžovatelky další ústní jednání, v jehož průběhu měli zúčastnění uvést, že na dříve předané písemné vyjádření nemá být pohlíželo jako na odvolání. Správce daně z tohoto dalšího ústní jednání již protokol nevyhotovil, pouze pořídil úřední záznam popisující průběh jednání nad rámec toho, co bylo zachyceno v předchozím protokolu. Úřední záznam doplnil do spisu a dovodil z něho, že nejen zástupce stěžovatelky, ale i její jednatel projevili stěžovatelčinu vůli, aby se na písemné vyjádření nepohlíželo jako na odvolání.
K úřednímu záznamu z pozdějšího ústního jednání NSS uvedl, že správce daně nemá na výběr, zda protokol z ústního jednání pořídí, či nikoli; tuto povinnost má vždy ze zákona, a to bez ohledu na to, zda osoba zúčastněná na správě daní jeho vyhotovení žádá. Smyslem protokolace je zachytit ústní jednání, jak skutečně proběhlo. V opačném případě, kdy se na základě vzájemné dohody obou zúčastněných stran protokoluje něco jiného, než skutečný a úplný průběh jednání, se všichni účastníci ústního jednání vystavují ztížené situaci při budoucím prokazování obsahu jednání, ale především tím popírají samotný smysl protokolace.
V dané věci byl tedy úřední záznam pořízen nezákonně, navíc s velkým časovým odstupem, což zpochybňuje jeho přesnost, a krajský soud z něho nemohl vycházet. NSS též dodal, že i kdyby úřední záznam autenticky zachycoval vyjádření jednatele stěžovatelky, který během „neformální“ (neprotokolované) části jednání ještě před vlastním předáním písemného vyjádření prohlásil, že (až později předané) písemné vyjádření není odvoláním, nemohlo by mít takové vyjádření povahu platného úkonu daňového subjektu. Je tomu tak proto, že ústní podání musí být zaznamenáno do protokolu (§ 71 odst. 1 DŘ) a podepsáno osobou, která je činí (§ 71 odst. 2 DŘ).
Doplňující informace:
Sbírka rozhodnutí: NE
Rozšířený senát: NE
Související rozsudky: 8 Afs 36/2005 – 79
Zákonná úprava: § 60 odst. 1 a § 63 odst. 1 zák. č. 280/2009 Sb., daňový řád