Správce daně má povinnost sepsat protokol o ústním jednání, tzn. vytvořit listinu, která věrně zachycuje obsah jednání, seznámit s ní účastníky a nechat je protokol podepsat. Nesplní-li správce daně tuto povinnost, pak úřední záznam pořízený správcem daně z ústního jednání nelze v daňovém řízení použít jako důkaz.
Podstatou sporu byla otázka, zda stěžovatelka platně podala odvolání proti zajišťovacím příkazům. Správce daně vydal zajišťovací příkazy a následně proběhlo se zástupcem stěžovatelky ústní jednání, na kterém zástupce předal správci daně písemné vyjádření stěžovatelky. Správce daně z tohoto ústního jednání vyhotovil protokol. S odstupem čtrnácti měsíců proběhlo se zástupcem a jednatelem stěžovatelky další ústní jednání, v jehož průběhu měli zúčastnění uvést, že na dříve předané písemné vyjádření nemá být pohlíželo jako na odvolání. Správce daně z tohoto dalšího ústní jednání již protokol nevyhotovil, pouze pořídil úřední záznam popisující průběh jednání nad rámec toho, co bylo zachyceno v předchozím protokolu. Úřední záznam doplnil do spisu a dovodil z něho, že nejen zástupce stěžovatelky, ale i její jednatel projevili stěžovatelčinu vůli, aby se na písemné vyjádření nepohlíželo jako na odvolání.
K úřednímu záznamu z pozdějšího ústního jednání NSS uvedl, že správce daně nemá na výběr, zda protokol z ústního jednání pořídí, či nikoli; tuto povinnost má vždy ze zákona, a to bez ohledu na to, zda osoba zúčastněná na správě daní jeho vyhotovení žádá. Smyslem protokolace je zachytit ústní jednání, jak skutečně proběhlo. V opačném případě, kdy se na základě vzájemné dohody obou zúčastněných stran protokoluje něco jiného, než skutečný a úplný průběh jednání, se všichni účastníci ústního jednání vystavují ztížené situaci při budoucím prokazování obsahu jednání, ale především tím popírají samotný smysl protokolace.
V dané věci byl tedy úřední záznam pořízen nezákonně, navíc s velkým časovým odstupem, což zpochybňuje jeho přesnost, a krajský soud z něho nemohl vycházet. NSS též dodal, že i kdyby úřední záznam autenticky zachycoval vyjádření jednatele stěžovatelky, který během „neformální“ (neprotokolované) části jednání ještě před vlastním předáním písemného vyjádření prohlásil, že (až později předané) písemné vyjádření není odvoláním, nemohlo by mít takové vyjádření povahu platného úkonu daňového subjektu. Je tomu tak proto, že ústní podání musí být zaznamenáno do protokolu (§ 71 odst. 1 DŘ) a podepsáno osobou, která je činí (§ 71 odst. 2 DŘ).
1 Afs 266/2024 – 101
V rozsudku NSS mimo jiné uvedl, že úřední záznam je nepochybně listinou, která je v daňovém řízení nezbytná a slouží k zachycení skutečností podstatných pro stanovení daně. Jeho využití může být rozličné a v mnoha ohledech se jedná o listinu, která má v daňovém řízení nezastupitelné místo. Z povahy věci se tak nemůže jednat o důkaz, který by sám o sobě (jako jediný) mohl být podkladem pro stanovení daně. To však ještě neznamená, že by nemohl být nositelem některých dílčích informací, z nichž bude následně správce daně při stanovení daně vycházet. Při hodnocení úředního záznamu, jakožto podkladu rozhodnutí, je třeba mít na zřeteli, jaké skutečnosti tento záznam zachycuje, a zda kupříkladu nemístně nenahrazuje protokol (v případě osobního jednání s daňovým subjektem, výpovědi svědka apod). Nic takového však stěžovatelka v nyní posuzované věci netvrdí a dokonce ani nerozporuje samotný obsah úředních záznamů, které byly součástí spisu a s nimiž se měla možnost seznámit (což také podle všeho učinila).
Doplňující informace:
Sbírka rozhodnutí: NE
Rozšířený senát: NE
Související rozsudky: 8 Afs 36/2005 – 79
Zákonná úprava: § 60 odst. 1 a § 63 odst. 1 zák. č. 280/2009 Sb., daňový řád